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Deutscher Behindertensportverband – National Paralympic Committee Germany
Datenschutzordnung der Behinderten-Sportgemeinschaft Bad Pyrmont e.V.
Präambel
Die BSG Bad Pyrmont e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene
Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der
Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung
und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und
einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu
gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und
Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl
automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in
Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im
Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen
ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese
Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten
verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede
Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein
Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die
folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße,
Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und
ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der
gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf.
Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag, ggf. Gesundheits-
daten.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein
betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet,
soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände
beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen
teilnehmen.
Ferner werden beim Rehabilitationssport/Funktionstraining im Rahmen der Abrechnung
Daten an ein Abrechnungszentrum, welches eine Abrechnung gemäß §302 SGB V
durchführt und/oder an den jeweiligen Rehabilitationsträger nach §64 SGB IX übermittelt
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene
Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die
Presse weitergegeben.
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2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen:
Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Sieger,
Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen
(z.B. Sportfeste, Versammlungen, Feiern, Turniere) gemacht wurden, erfolgt ausschließlich
auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der verantwortlichen Person für die
Geschäftsstelle und die Poststelle mit Vornamen, Nachname, Adresse, Funktion, E-Mail-
Adresse und Telefonnummer veröffentlicht. Ebenso werden Vorname, Nachname, Funktion
und Qualifikation der Trainer und Schießsportleiter der Bogensparte veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach
§ 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem/r ersten Vorsitzenden zugeordnet, soweit die
Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der/die erste Vorsitzende stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach
Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt
werden. Er/Sie ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen
zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern
zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der
dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu
beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur
herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung
von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen, anderen
Veranstaltungen und Übungseinheiten zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit
eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung
satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer
Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der
Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als
Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren
initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen
Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account
ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen
Kontakt per E-Mail miteinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet
werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten
haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter,
Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personen-
bezogenen Daten zu verpflichten.
Da im Verein weniger als 10 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbe-
zogener Daten beschäftigt sind, braucht der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu
benennen.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und
Unterhaltung von Auftritten im Internet werden von dem/r ersten Vorsitzenden und der
Schriftführerin getätigt. Änderungen dürfen ausschließlich von diesen Personen
vorgenommen werden. Sie sind ebenso für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im
Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
2. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener
Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des
Vorstands. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und
Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber Vorstand weisungsbefugt ist.
Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des
Vorstands, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines
Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist
unanfechtbar.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins (z.B. Mitglieder des Vorstands,
Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter) dürfen nur
im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige
Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen
diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung
vorgesehen sind, geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 28.11.2018
beschlossen und tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.
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